WPS Word转PDF：字体嵌入与批量导出

2026年8月21日，WPS办公软件在导出面板中补充字体嵌入与书签选项。编辑部把200份内容相近的合同批量导出为PDF：总耗时3分40秒，单份平均1.1秒，含12张图片的单份文件体积从1.8MB降到0.9MB，文字与表格位置未发生变化。

测试文档使用宋体、黑体与一款企业定制字体，定制字体未嵌入时，在未安装该字体的打印店电脑上会被替换，标题字宽变化导致两行变三行。勾选「嵌入全部字体」后，单份体积增加约0.3MB，200份总体积从186MB增加到247MB，换来的是跨设备显示一致。

导出前的三项检查

第一看分页：Word里的手动分页符与「段前分页」在PDF中都会保留，但表格跨页断行需要提前设置「允许跨页断行」，否则整行会被推到下一页，留下大片空白。

水印与背景色容易被忽略。屏幕上的浅灰底纹在打印时可能变成实色块，导出前把底纹改为无填充，或勾选「打印背景色和图像」并确认打印机支持。测试中有4份合同因底纹导致首页整页发灰，重新导出后恢复正常，单份返工约3分钟。

批量导出支持按文件夹导入，输出文件名可选用「原文件名+日期」或读取文档属性中的编号。200份合同按客户编号命名后，与台账逐一对应，核对时间从35分钟降到8分钟。

体积控制方面，图片默认按150dpi重采样，需要印刷时改为300dpi，单份体积约增加1.6倍。纯文字合同选择「最小体积」后，单份从420KB降到180KB，文字清晰度不受影响。

导出时可设置打开密码与权限密码，前者限制查看，后者限制打印、复制与编辑。需要长期归档的合同建议同时勾选「禁止修改」并保留一份可编辑原件，避免日后无法修订。实测设置AES-256加密后，单份导出时间增加0.2秒，体积增加不到10KB。

对外发送前，建议用另一台未安装定制字体的设备打开检查，重点看标题换行、表格列宽与页码位置。WPS办公软件文档输出负责人顾承表示，后续会把常用导出配置保存为预设，让法务、财务等岗位一键套用自己的字体与加密规则。